Megatrend Individualisierung

Vier Entwicklungen, die für Ihre nächste Veranstaltung interessant sein könnten

Autor: Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Die Tagungs- und Kongressbranche ist "people's business": Personalisierung, Individualisierung und der persönliche Kontakt von Mensch zu Mensch nehmen zu und fordern Veranstaltungsplaner und Locationbetreiber heraus. Vier Handlungsfelder, die Sie bei der nächsten Veranstaltungsplanung und -durchführung im Blick haben sollten.

Weltweiter Trend

Egal, ob bei der Autoausstattung oder dem Müslimix - mit dem rasanten Fortschritt bei den Informations- und Kommunikationstechnologien können heute individuell auf den Kundenwunsch zugeschnittene Produkte hergestellt werden (Mass Customization). Und das höchst effektiv und für nahezu alle Lebensbereiche. Ein weltweiter Trend, den nicht nur technologische Neuerungen vorantreiben, sondern auch immer individuellere Lebensentwürfe hervorbringen - nicht zuletzt mit dem Zuwachs an Social Media im Internet. Dies wirkt sich auch direkt auf die Planung und Organisation von Veranstaltungen aus.

Zunehmende Publikumsmacht

Individualisierung, Technisierung und Social Media-Prägung haben Tagungen, Kongresse und Meetings schon stark verändert. Und das ist erst der Anfang, weil sich Face-to-Face-Begegnungen und emotionale Erfahrungen immer mehr mit den digitalen Medien überschneiden. Die Folge, so Dr. David Bosshart vom Gottlieb Duttweiler Institute: "Der informelle Teil der Veranstaltung wird wichtiger als der formelle Teil. Die Macht verschiebt sich von den Veranstaltern und Referenten zum Publikum." Die Veranstaltungsmärkte werden kleiner, spezialisierter und individueller. Genauso, wie es immer schwieriger wird, eine "Normbiographie" zu definieren, hat auch die "Normveranstaltung" ausgedient.

Vier zentrale Handlungsfelder

Im hart umkämpften Tagungs- und Kongressmarkt gilt es also, sich auf die Branchenströmung Individualisierung besonders gut einzustellen. Vier zentrale Handlungsfelder lassen sich definieren, die die Zukunft der Veranstaltungsbranche prägen werden: Generation Y, Silverpreneure, Shareconomy und Customisation.

1. Generation Y: Transparenz und Mitgestaltung ermöglichen

Die Generation Y zeichnet sich durch den Wunsch nach Transparenz, Mitgestaltung und Erklärung aus. Diese "Millennials" kamen zwischen 1980 und 1995 zur Welt und gelten als besonders kreativ, empathisch und technikaffin. Von Veranstaltungen erwarten sie, dass gemeinsames Arbeiten, Austausch und Networking im Vordergrund stehen. Ihre individuellen Ansprüche zeigen sich zum Beispiel beim Catering: regionale, saisonale und vegetarische Gerichte sind dafür genauso gefragt, wie Rücksicht auf Unverträglichkeiten oder religiöse/kulturelle Speisevorschriften. Auch außerhalb des Veranstaltungsprogramms sollten Möglichkeiten für ihre individuelle Selbstverwirklichung geboten werden: Seminare zur Selbstorganisation, kreative Workshops, etwa zur Zubereitung exotischer Lebensmittel, Exkursionen in die Umgebung des Veranstaltungsortes, um Kultur und Landschaft kennenzulernen.

2. Silverpreneure: Demografischen Wandel ernstnehmen

Ältere Menschen sind heute nicht nur oft fit und aktiv bis ins hohe Alter, sondern wollen ihr erworbenes Wissen auch mit der jüngeren Generation austauschen ("Silverpreneure"). Für die Veranstaltungsbranche bedeutet dies unter anderem, geeignete Plattformen für diese Begegnung bieten zu können - ein barrierefreies Umfeld, in dem sich verschiedene Generationen wohl fühlen. Auch die Technik sollte sich an den Bedürfnissen älterer Menschen orientieren, zum Beispiel durch intuitive Nutzungsmöglichkeiten. Aber auch die Branche muss sich auf diesen Wandel innerhalb der eigenen Organisationen und Unternehmen einstellen, zum Beispiel mit einem "Diversity Management". Dabei wird stärker darauf geachtet, wie sich Teams zusammensetzen und wie welche Mitarbeiter gefördert werden.

3. Customization: Mitmach-Möglichkeiten ausbauen

Die starke Anpassung und hoch flexibilisierte Produktion von kundenindividuellen Produkten - auch bekannt unter dem Buzzword "Customization", - ist ein Trend, der die Veranstaltungsplanung und -durchführung stark beeinflusst. Das gilt besonders für die Reise- und Ablaufplanung, bei der Teilnehmer nicht nur speziell auf sie abgestimmte Inhalte, Abläufe und eine persönliche Ansprache erwarten, sondern sich auch Möglichkeiten der Mitgestaltung wünschen, zum Beispiel bei der Auswahl der Redner und Themen.

4. Shareconomy: Wissen teilen

Autos stundenweise mieten, Privatwohnungen statt Hotelzimmer buchen und Co-Working Spaces den Büroräumen der Firma bevorzugen. Deins, meins - egal: Das ist hier das Motto. Wissen, Dinge, Ressourcen, Erfahrungen werden zunehmend geteilt, beim Carsharing genauso wie auf Internetplattformen oder Veranstaltungen zum Wissensaustausch oder bei der Raumsuche für die nächste Veranstaltung. Ähnlich wie bei Airbnb haben Tagungsplaner mittlerweile die Möglichkeit online zwischen verschiedensten Location für ihr nächstes Meeting zu wählen - ob modernes Fabrik-Loft, kreativer Meetingraum mit Industrie-Charme oder ausgefallenem Penthouse. Mit diesem Trend zur "Shareconomy" rücken die geteilte Nutzung von Ressourcen sowie das Networking immer stärker in den Fokus von Veranstaltungen.

Wie Veranstaltungen interaktiver gestaltet werden können, zeigt der "Future Meeting Room"  - ein integriertes Gesamtszenario, das der Innovationsverbund "Future Meeting Space", bestehend aus dem Fraunhofer IAO, dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. sowie dem GCB German Convention Bureau e.V., entwickelt hat.

Der Innovationskatalog bildet eine Reihe von Trends ab, die für die neue Generation von Tagungs- und Kongressteilnehmern eine Rolle spielen.

Das Projekt "Future Meeting Space" gibt klare Handlungsempfehlungen. Die Management Summary des "Future Meeting Guide" fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen.