Mirko Lange im Austausch mit den Worshop-Teilnehmern am Digi-Day

Interaktion und Vernetzung: World Café, Gamification und Matchmaking als Erfolgstreiber für Tagungen und Kongresse

Autor: Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Teilnehmer wollen heute aktiv dabei sein und sich auf Tagungen und Kongressen mehr einbringen. Neue Methoden und Ideen setzen sich durch, um aus Routinen auszubrechen und Events interaktiver zu gestalten. Über Barcamps, Speed-Demos, World Cafés & Co.

Interaktion gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren jeder Veranstaltung, denn Lerneffekte sind umso nachhaltiger, je aktiver man sich einbringen kann. Das zeigen Ergebnisse der Lernforschung. Danach ist die Merkfähigkeit am größten, sobald Teilnehmer sich aktiv an einer Veranstaltung beteiligen können. Darüber hinaus hat die "Mitmach-Logik" des Web 2.0 zu einem Paradigmenwechsel geführt. Vereinfacht gesagt, wird die zentralisierte, hierarchische Expertenintelligenz zunehmend durch die hierarchiefrei organisierte Schwarmintelligenz ersetzt. Und nicht zuletzt hat die Technisierung die Veranstaltungsbranche auf ein neues Niveau katapultiert, was Wissensvermittlung, Vernetzung und Partizipation der Teilnehmer angeht.

Für Veranstaltungsplaner und Locationbetreiber gibt es drei Wege, um Kongresse und Tagungen interaktiver zu gestalten:

1. Interaktive Veranstaltungsformate etablieren

Bei Barcamps oder "Unkonferenzen" werden die Inhalte ausschließlich von den Teilnehmern direkt bestimmt. Diese offenen, partizipativen Veranstaltungen stehen unter dem Motto: "No spectators, only participants!". Dies zeigt sich schon bei der Vorstellungsrunde, in der man sich mit Namen, Herkunft und drei Schlagworten ("Hashtags") zur eigenen Person kurz vorstellt. Das bricht das Eis, stärkt die Zusammengehörigkeit und erleichtert das Networking. Den vorgeschlagenen Themen muss eine Mindestzahl von Teilnehmenden zustimmen, bevor sie sich frei aussuchen, an welchen Sessions sie teilnehmen und wie sie sich darin einbringen möchten.

World Cafés und Round Table Sessions bedienen das wachsende Interesse Veranstaltungen aktiv mitzugestalten, ohne diejenigen einzuschränken, die passiv bleiben möchten. Beim World Café finden sich in mehreren aufeinander aufbauenden Gesprächsrunden von je 20 bis 30 Minuten vier bis sechs Personen in einer ungezwungenen Atmosphäre an einem Tisch zusammen. Die kleine Gruppe eignet sich besonders gut für effiziente Diskussionen, deren Ergebnisse dokumentiert werden.

Bei einem Science Slam stellen Wissenschaftler ihre Forschung binnen zehn Minuten vor. Dabei geht es nicht darum, ein Forschungsthema in seiner ganzen Komplexität darzustellen - das ist innnerhalb von zehn Minuten auch nicht möglich - sondern es populärwissenschaftlich zu vermitteln und durch das Publikum bewerten zu lassen. Verständlichkeit und Unterhaltungswert des Vortrags zählen deshalb genauso, wie die Wissenschaftlichkeit des Vortrags. Auch wenn ein Science Slam oft nur als unterhaltsamer Programmpunkt wahrgenommen wird, kann dieses Format viel mehr als nur eine Veranstaltung auflockern. Denn durch eine entsprechendePlanung und Umsetzung kann ein Science Slam auch zum Alleinstellungsmerkmal einer Veranstaltung werden.

2. Interaktive Elemente integrieren

Interaktive Elemente sind einzelne Bausteine einer Veranstaltung, wie Speed-Demos oder Gamification. Sie helfen nicht nur dabei, die Teilnehmenden aktiv einzubinden, sondern auch die Organisation und Methodik einer Veranstaltung weiterzuentwickeln. Bei einer Speed-Demo, vergleichbar dem Speed-Dating, stellen Teilnehmende nicht sich selbst vor, sondern präsentieren innerhalb von fünf Minuten ihre Produkte und Dienstleistungen. Sie haben dabei ihren festen Platz, während sich die Teilnehmenden frei von Präsentation zu Präsentation durch den Raum bewegen. Gamification wiederum bedeutet, dass spieltypische Elemente und Prozesse in einem spielfremden Kontext integriert werden. Erfahrungspunkte, Fortschrittsbalken, Ranglisten oder Auszeichnungen motivieren Teilnehmende dazu, auch komplexe Inhalte und Aufgaben spielerisch zu meistern und möglichst viele Veranstaltungen zu besuchen.

3. Interaktive Medien/Techniken nutzen

Mit neuen Medien/Technologien (Hologramme, Tangible Media, Bluescape ec.) kann die Interaktion weiter verstärkt werden. Oder man ergänzt reale Veranstaltungen mit virtuellen Räumen, in denen sich Teilnehmende austauschen können. Dieser Austausch ist die Voraussetzung für die Netzwerkbildung. Veranstalter können die Netzwerkbildung auf zwei Wegen unterstützen: Zum einen mit digitalen "Matchmaking"-Tools, indem die Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung ihre thematischen Präferenzen und Interessen übermitteln. Der Veranstalter kann dann mit diesen Daten gezielt Teilnehmende mit ähnlichen Präferenzstrukturen zusammenbringen. Zum anderen sollten Veranstalter aber auch soziale Netzwerke (Facebook, Twitter) viel stärker als Plattform zum wechselseitigen Austausch von Meinungen, Erfahrungen und Informationen nutzen, um die Netzwerkbildung voranzutreiben.

Fließende Übergänge

Natürlich sind die Übergänge zwischen interaktiven Formaten, Elementen und Medien/Techniken fließend: Interaktive Elemente können auch ganze Veranstaltungsformate prägen, wie der Fishbowl, bei dem die Teilnehmenden in einem kleinen Sesselkreis in der Mitte sitzen und alle anderen Beteiligten in einem oder mehreren Sesselkreisen rundherum. Reden dürfen nur die Personen im innersten Kreis, Personen im Außenkreis können aber jederzeit zum Innenkreis gehen und mitdiskutieren. Und: Neue Medien/Techniken können auch zu neuen Interaktionselementen führen. So ergänzt (immer öfter auch: ersetzt) zum Beispiel die Social Wall traditionelle Frage-Antwort-Runden. Und bei einem Instawalk werden viele Bilder oder Videos zu einem Thema aus unterschiedlichen Perspektiven aufgenommen und gebündelt ins Netz gestellt - undenkbar ohne Smartphone.

 

 

Wie Veranstaltungen interaktiver gestaltet werden können, zeigt der "Future Meeting Room"  - ein integriertes Gesamtszenario, das der Innovationsverbund "Future Meeting Space", bestehend aus dem Fraunhofer IAO, dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. sowie dem GCB German Convention Bureau e.V., entwickelt hat.

Der Innovationskatalog bildet eine Reihe von Trends ab, die für die neue Generation von Tagungs- und Kongressteilnehmern eine Rolle spielen.

Das Projekt "Future Meeting Space" gibt klare Handlungsempfehlungen. Die Management Summary des "Future Meeting Guide" fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen.