© GCB / Luis Bompastor

13 April 2021

Testlab BOCOM: Was wir gelernt haben

Teil 1: Erfolgsfaktoren für Teilnehmer*innen

Matthias Schultze, GCB German Convention Bureau e.V.

Hybrid, räumlich verteilt und international - mit dem Kongress "BOCOM - Experience Borderless Communication" testete das GCB German Convention Bureau e.V. gemeinsam mit Industriepartnern im September 2020, wie Events der Zukunft aussehen können. Mehrere hunderte Teilnehmer*innen kamen vor Ort im zentralen Konferenzort in Berlin, in verschiedenen europäischen Hubs sowie virtuell weltweit zusammen, um zu diskutieren, wie wir künftig arbeiten und kommunizieren werden.

Die Auswertung einer Umfrage unter den Teilnehmer*innen, die vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO im Rahmen der Veranstaltung durchgeführt wurde, gibt Eventprofis nun wichtige Hinweise für die erfolgreiche Gestaltung von hybriden Veranstaltungen, die Menschen an verschiedenen Orten einbeziehen möchten. Vor allem zeigt sie: Alle Teilnehmer*innen überall gleichermaßen abzuholen erfordert maßgeschneiderte Formate und differenzierte Anpassungen innerhalb des großen Ganzen.

Erfolgsfaktoren Networking, Disruption, Wissensvermittlung und Zufriedenheit

Veranstaltungen, die begeistern, beruhen nicht auf Zufall. Zur Bewertung des BOCOM Kongresses wurden daher bei der Teilnehmer*innen-Befragung vier Erfolgsfaktoren in den Mittelpunkt gestellt, die der Innovationsverbund "Future Meeting Space" in einer früheren Forschungsphase definiert hatte: Networking, Disruption, Wissensvermittlung und Zufriedenheit. Menschen nehmen an Veranstaltungen teil, um andere zu treffen und sich auszutauschen. Sie möchten, dass ihr Alltag im positiven Sinne gestört wird - durch besondere Erlebnisse, die nachhaltig inspirieren, im eigenen (Arbeits-)Leben etwas zu ändern. Teilnehmer*innen erwarten, bei Veranstaltungen Neues und Relevantes zu lernen, was direkt im Arbeitsalltag genutzt werden kann. Aus dem erfolgreichen Zusammenspiel von Wissenstransfer und Disruption - Neues lernen und positiv überrascht werden - entsteht nach der Teilnahme an einem Event Zufriedenheit.

Teilnahme vor Ort, in dezentralen Hubs und digital: ein diverses Bild

Die Betrachtung der Erfolgsfaktoren ergibt für den hybriden und räumlich verteilten BOCOM-Kongress je nach Teilnahmeort ein heterogenes Bild. Die Wissensvermittlung funktionierte für die Teilnehmer*innen am zentralen Hub in Berlin am besten: Auf einer Skala von 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut) wurde der Aspekt "Vermittlung neuer Ideen" mit durchschnittlich 4,1 eingestuft, während die Bewertung der virtuell Teilnehmenden sowie derjenigen in den dezentralen Hubs bei 3,7 bzw. 3,6 lag. Besonders signifikant zeigten sich die Unterschiede der Teilnahmeart beim Netzwerken - mit einer Bewertung von 2,2 bei den virtuellen gegenüber 3,3 bei den Hub-Teilnehmer*innen. Will heißen: Die größte Herausforderung liegt in der Konzeption einer Veranstaltung, die den virtuellen Teilnehmer*innen "zu Hause vorm Bildschirm" Interaktions- und Netzwerkmöglichkeiten bietet.

Höchste Zufriedenheit bei der Vorort-Teilnahme

Was den Erfolgsfaktor Disruption anbelangt, erreichte der BOCOM-Kongress bei den Teilnehmer*innen im zentralen Hub in Berlin mit 3,4 das beste Ergebnis. In den Hubs lag der Wert bei 3,0 und für die virtuelle Teilnahme bei 2,9. Bei der Zufriedenheit insgesamt gaben die Berlin-Teilnehmer*innen mit 3,8 die beste Bewertung, in den dezentralen Hubs und für die virtuelle Teilnahme wurden jeweils 3,5 erreicht. Im Überblick wird deutlich, dass der Faktor Networking bei allen Arten von Teilnehmer*innen die niedrigsten Werte erzielte. Die hohe Bewertung für den Disruptionsfaktor am zentralen Hub zeigt dagegen, dass die verschiedenen BOCOM-Angebote in ihrer Vielfalt und Ausgestaltung dort am stärksten punkten konnten.

Was wir gelernt haben: Einsatz von Virtual Reality zum Ausgleich physischer Vorteile

Das Zusammenspiel physischer und digitaler Veranstaltungsebenen, die im Gleichklang laufen sollen, sorgt bei einem vielschichtigen Modell wie BOCOM für besondere Herausforderungen. Während alles rund um die Themen Networking, Kollaboration und Kreativität im physischen Raum problemlos über den persönlichen Austausch funktioniert, muss in diesen Bereichen virtuell so viel wie möglich unterstützt werden, um die physischen Vorteile zumindest teilweise auszugleichen. Der Einsatz von VR zeigt sich hier sehr vielversprechend.

Hubs und virtuelle Teilnehmer*innen stärker integrieren

Ganz wichtig: Virtuelle Teilnehmer*innen und solche in dezentralen Hubs dürfen sich nicht ausgeschlossen fühlen. Daher muss ein stärkerer Fokus auf deren Integration und die Steigerung des Erlebniswertes gelegt werden, beispielweise mit interaktiven Formaten wie Live-Abstimmungen, die eine bessere Beteiligung am Programm im zentralen Hub ermöglichen. Alle Hubs - genau wie die virtuellen Teilnehmer*innen - sollten möglichst gleichberechtigt einbezogen werden. Dies erfordert die Planung von kontinuierlicher Interaktion.

Genügend Pausen und Anpassung der Dauer an virtuelles Umfeld

Ausreichend Pausen sind wichtig. Das hat die Auswertung unserer Befragung sowohl für die physische als auch für die virtuelle Teilnahme gezeigt. Vor Ort fördern Auszeiten vom Programm das Networking, während im digitalen Raum der Fähigkeit, eine Veranstaltung rein am Bildschirm zu verfolgen, natürliche Grenzen gesetzt sind. Hier zeigte sich in der Auswertung, dass in der zweiten Programmhälfte am Nachmittag eine nicht unerhebliche Zahl von Teilnehmer*innen absprang. Eine grundsätzliche Reduzierung der Veranstaltungslänge für virtuelle Teilnehmer*innen auf einen halben Tag ist daher empfehlenswert.

Im zweiten Teil zur wissenschaftlichen Auswertung des BOCOM-Kongresses werfen wir einen Blick auf die Nachhaltigkeitsbilanz der Veranstaltung.