03 Juni 2019

Mit lokaler Branchenexpertise bessere Fachveranstaltungen gestalten

Ein Umfeld, das direkten Bezug zur Branche der Teilnehmer hat, sorgt für überzeugendere Erlebnisse

Von Matthias Schultze, German Convention Bureau

Nach welchen Kriterien wählen Konferenzplaner Veranstaltungsorte aus? Warum entscheiden sie sich für dieses Land oder jene Stadt anstatt für eine andere Destination? Die Parameter, die diese Entscheidung beeinflussen, sind komplex und greifen ineinander. Thema, Zielgruppe, Wettbewerbssituation und nicht zuletzt das Budget sind nur einige der Faktoren. Wenn ich allerdings nur ein Element nennen sollte, das für die Entscheidungsfindung immer wichtiger wird, dann wäre es der Punkt „relevante Branchenexpertise vor Ort“ als einen Aspekt, der das Teilnehmererlebnis entscheidend bereichern kann. Wir wissen aus unseren Umfragen, dass Zugriff auf relevantes Branchen Know-how für 74 Prozent der Veranstaltungsplaner bei der Wahl der Destination wichtig ist – und das sind die Gründe dafür.

Veranstaltungsteilnehmer suchen das „gewisse Etwas“

Vor dem Hintergrund der unaufhaltsam voranschreitenden digitalen Transformation haben wir in den letzten Jahren gesehen, wie sich der Konferenz- und Veranstaltungssektor erheblich wandelt. Wie wir zusammenkommen und warum oder wie Anbieter ihre Services vermarkten, all diese Dinge sind in Bewegung geraten. Die aktuellsten Ergebnisse des Future Meeting Space Forschungsprojekts, das vom GCB gemeinsam mit verschiedenen Branchenpartnern initiiert wurde, zeigen sehr deutlich, dass die Art und Weise, wie Teilnehmer angesprochen und einbezogen werden, entscheidend für den Erfolg von B2B Veranstaltungen ist. Es geht darum, Erlebnisse zu gestalten und zu bieten, die einen Unterschied machen und den Teilnehmern einen echten Mehrwert bringen.

Tagungen und Kongresse mit Wirtschaftszentren und Branchenexpertise verbinden

Verbandskongresse, Veranstaltungen von Unternehmen oder Produktpräsentationen sind alles Gelegenheiten, bei denen Menschen zusammenkommen, um andere kennenzulernen, ihr berufliches Netzwerk zu erweitern und vor allem auch um etwas zu lernen. Wissenstransfer ist einer der wichtigsten Gründe für die Teilnahme an Konferenzen, Kongressen und anderen geschäftlichen Veranstaltungen. Die Bedeutung von lokaler Expertise in relevanten Sektoren liegt in diesem Kontext auf der Hand: Destinationen, an denen Konferenzen in einen existierenden Pool von Wirtschaftsführern, Wissenschaftlern, Akademikern und Experten eingebettet werden können und diesen quasi „anzapfen“, geben dem Veranstaltungsprogramm inhaltlich einen gewaltigen Pusch und ermöglichen Wissensvermittlung auf einem wertvolleren Niveau.

Wenn Veranstaltungsteilnehmer mit der Unternehmenswelt vor Ort verbunden werden, sorgt das für Inspiration und ein besonderes Lernerlebnis. Das können Unternehmensbesuche und Betriebsführungen sein, Networkingevents oder die Integration von entsprechenden Rednern. Im Endeffekt geht es darum: Wenn die Qualität des Umfelds, in dem eine Veranstaltung stattfindet, einen Bezug zur Arbeit, der Expertise und den geschäftlichen Herausforderungen der Teilnehmer hat, können Veranstalter mehr Lernmöglichkeiten, Gelegenheiten zum Wissensaustausch sowie für Netzwerken bieten und damit letztendlich ein besseres Erlebnis.

Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Deutschland nutzt Branchenexpertise für maßgeschneiderte Veranstaltungserlebnisse

In Deutschland haben wir beispielsweise sechs Branchenschwerpunkte mit Industrien, in denen das Land als globaler Führer eine wesentliche Rolle spielt. Konferenz- und Veranstaltungsplaner können so ihre Events je nach Anforderung der jeweiligen Branche inhaltlich maßschneidern. Dazu gehören u.a. die Bereiche Technologie und Innovation, Medizin und Gesundheit, Energie und Umwelt oder Transport, Logistik und Verkehr. Die Tatsache, dass Deutschland diese Know-how-Zentren hat, die Organisatoren nutzen können, hat entscheidend dazu beigetragen, dass wir uns international als eine der führenden Destinationen für Konferenzen und Veranstaltungen etablieren konnten.

Die spezielle dezentrale Struktur des Landes sorgt zudem dafür, dass wirtschaftliche und wissenschaftliche Schwerpunkte im ganzen Land verteilt sind. Dadurch werden auch kleinere Städte zu interessanten Destinationen für Fachveranstaltungen. Diese Auswahl bietet Planern mehr Flexibilität und wertvolle Ressourcen für die kreative Gestaltung von Veranstaltungen, die Teilnehmer wirklich mit dem Ort verbinden, an dem sie sich befinden – und nicht nur irgendein Konferenzraum, der überalll auf der Welt sein könnte.

Nicht zuletzt haben mir die vielen Gespräche mit Veranstaltungsprofis bei der diesjährigen IMEX in Frankfurt bestätigt, dass der Fokus auf das Zusammenspiel von Konferenzen und Kongressen mit lokaler Expertise für die zukünftige Entwicklung unserer Branche entscheidend sein wird: Im Kern geht es bei Tagungen doch darum, Menschen und deren spezifisches Wissen zusammenzubringen. Veranstaltungsplaner sollten daher das Potenzial von Destinationen, wertvolle Verbindungen herzustellen, als USP nutzen, damit Teilnehmer für sich das Meiste aus einem Event mitnehmen können – inklusive besondere Einblicke in lokale Expertise.