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19 Februar 2020

Plattformen in der Veranstaltungswelt: „Tech“ trifft „Touch“

Von Matthias Schultze, Managing Director German Convention Bureau

Stellen Sie sich vor: Ein "Smart Meeting Assistant" (SMA), ausgestattet mit hoch entwickelter künstlicher Intelligenz, der während der gesamten Customer Journey präsent ist. Vom ersten Briefing bis zur Analyse nach der Veranstaltung, von der Angebotserstellung über die Buchung bis zur Organisation vor Ort. Dies ist eines der möglichen zukünftigen Szenarien, die das GCB German Convention Bureau in der kürzlich zusammen mit Partnern durchgeführten Studie zur Plattformökonomie identifiziert hat. Während ein SMA für einige noch undenkbar sein mag, hat unser Blick auf die Herausforderungen und Potenziale von Plattformen für die Veranstaltungswirtschaft einige Schlüsselaspekte offen gelegt, die die beteiligten Akteure jetzt in Betracht ziehen sollten – denn die Rolle von Veranstaltungsplaner*innen, Anbieter*innen und Destinationsmarketingorganisationen wird sich grundlegend wandeln.

Technologien treiben den Aufstieg von Plattformen

Viele glauben nach wie vor, dass die Organisation von Meetings und Veranstaltungen zu komplex ist, um sie über nur eine zentrale Plattform abzuwickeln. Aktuelle Markttrends und technologische Fortschritte lassen jedoch etwas anderes vermuten. Wir beobachten derzeit eine Tendenz zur Konsolidierung mit einer kleinen Anzahl von Plattformen und wenigen dominanten Akteuren – eine Entwicklung, die sowohl von Expert*innen als auch von den für die Studie befragten Fokusgruppen bestätigt wurde. Zudem wird der rasante Fortschritt bei künstlicher Intelligenz auch zur Automatisierung von Prozessen führen, die für eine Automatisierung derzeit noch ungeeignet erscheinen – und das wiederum wird verschiedene Teile der Veranstaltungsorganisation tiefgreifend verändern.

Smart Meeting Assistent

Tech-Know-how für Veranstaltungsexpert*innen

Alle Veranstaltungsexpert*innen müssen sich daher mit der Funktionsweise von Plattformen vertraut machen. Das bedeutet zunächst zu verstehen, wie KI und Algorithmen funktionieren, um daraus spezifische Plattformstrategien entwickeln zu können. Da Kund*innen und Veranstaltungsplaner*innen zunehmend die Sofortverfügbarkeit von Informationen erwarten, müssen Veranstaltungsanbieter*innen in der Lage sein, zeitnah digitale Informationen zu liefern. Um Buchungen zu erleichtern, müssen Angebote in kleine, standardisierte Einheiten gebündelt und aufgeschlüsselt werden. Gleichzeitig sollten Anbieter*innen dem Trend zur Individualisierung Rechnung tragen, denn die Kund*innen erwarten Angebote, die spezifische Bedürfnisse erfüllen. Dienstleistungen in einer digitalen Umgebung müssen sich von denen der Konkurrenz abheben. All das erfordert ausgefeilte Technologien, von Datentools bis hin zu Virtual Reality-Anwendungen – und darauf müssen die Akteure der Veranstaltungswelt vorbereitet sein.

Menschliche Kreativität stärkt Potenzial der Plattformen

Während Technologien und vor allem KI eine Schlüsselrolle für die Plattformökonomie spielen, wäre es falsch, dies nur als reines Tech-Thema zu behandeln. Im Gegenteil: Der Schlüssel liegt im kundenzentrierten Zusammenspiel von menschlichen Fähigkeiten und unterstützender Technologie. Das bedeutet auch, die Customer Journey in den Mittelpunkt zu rücken, denn die Beteiligten müssen wissen, wo und wann sie ihre USPs bestmöglich präsentieren können. Wann ist zum Beispiel der direkte menschliche Kontakt für Planer*innen unerlässlich? Wären sie bereit, mit einem Klick zu buchen, wenn es nur um kleinere Beträge geht? Für die Tagungs- und Veranstaltungswirtschaft bedeutet die Plattformökonomie daher letztlich eine verstärkte Kundenorientierung.

Auch wenn bestimmte Prozesse an die Plattformen angepasst werden müssen – es geht nicht darum, die Technologie "übernehmen" zu lassen. Die Automatisierung zahlreicher Arbeitsabläufe wird es Veranstaltungsplaner*innen vielmehr ermöglichen, sich auf die wichtigsten Planungs- und Kreativphasen zu konzentrieren, während sie gleichzeitig optimalen technischen Support erhalten. Dienstleister haben die Möglichkeit, ihre Alleinstellungsmerkmale noch besser hervorzuheben. Ob es sich um komplexe Planung, kreative Problemlösungen oder das Verstehen von Sorgen und Anliegen handelt: Datenbanken rufen Informationen lediglich ab und verpacken sie, sie generieren jedoch keine neuen Ideen und Erfahrungen.

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