Wie KI Event-Technologie verbessert

Aus dem abstrakten mathematischen Konzept ist dank ChatGPT ein alltägliches Werkzeug geworden. Zahlreiche weitere generative KI-Tools fluten seitdem den Markt. Doch auch abseits der gehypten Chat-Bots wird KI in vielen Bereichen intensiv eingesetzt – so wie im Event-Bereich. Hier ist sie bereits zu einem festen Bestandteil der Event-Technologie geworden, der stetig weiterentwickelt wird.

Per Definition umfasst Event-Technologie alle digitalen Tools und Plattformen, mit deren Hilfe sich Veranstaltungen planen, durchführen und analysieren lassen. In den vergangenen Jahren hat sich dieser Bereich stark entwickelt. Neue Technologien wurden eingeführt, mit denen die Event-Planung effizienter wird und sich die Erlebnisse der Teilnehmer*innen deutlich verbessern lassen. Befeuert durch die Digitalisierung sind neue Funktionen und Engagement-Lösungen entstanden: Von der Online- Registrierung und dem Ticketing über Event-Apps für das Smartphone bis hin zu Video- und Networking-Lösungen. Zunehmend werden spezialisierte Mitarbeiter*innen für das Managen der Event-Technologien eingesetzt – die so genannten Event-Technolog*innen. Sie haben es immer öfter mit KI-Tools zu tun. KI-Funktionen sind heute ein wichtiger Bestandteil der Event-Lösungen.  

Bei der Planung und dem Management eines Events wird bereits auf unterschiedliche Weise mit Künstlicher Intelligenz gearbeitet. Intelligente Schreib-Assistenten erleichtern es beispielsweise den Event- und Hospitality-Professionals im Vorfeld einer Veranstaltung Textinhalte aller Art zu erstellen. Für virtuelle Events lässt sich mit Hilfe von KI sogar das Engagement steigern. Und auch bei der Nachbereitung von Events und der daraus resultierenden Optimierung künftiger Veranstaltungen kann KI die Event-Verantwortlichen mit ihren analytischen Fähigkeiten und Voraussagen unterstützen. Schon heute sind zum Beispiel Registrierungs- und Show-Raten mithilfe von KI sehr gut schätzbar. Insbesondere ergeben sich drei große Einsatzgebiete für Künstliche Intelligenz für die Planung und Durchführung von Events: 

Mithilfe von KI lassen sich Registrierungsprozesse sehr gut automatisieren. Dies beginnt bereits mit den begleitenden Event-Marketing-Maßnahmen. So kann KI eingesetzt werden, um Event- und Session-Beschreibungen für unterschiedliche Zielgruppen-Segmente zu verfassen, begleitende Marketing-E-Mails aufzusetzen und vieles mehr. Dank der enormen analytischen Fähigkeiten von KI können die Teilnahmequoten bereits während der Registrierungsphase sehr gut prognostiziert werden. Dadurch können Ansatzpunkte für weitere Marketingmaßnahmen gefunden werden, die Eventplanung  wird erleichtert und der manuelle, administrative Aufwand reduziert sich. 

Generative Künstliche Intelligenz eignet sich sehr gut, um Inhalte für Veranstaltungs-Websites, Apps und soziale Medien zu erstellen. Dies können allgemeine Informationstexte, aber auch Veranstaltungsbeschreibungen, Hinweise oder Zeitpläne sein. Besonders hilfreich ist, dass generative KI auch für konzeptionelle und planerische Tätigkeiten sehr gut eingesetzt werden kann: Mit einem detaillierten Briefing ist beispielsweise ChatGPT in der Lage, ein komplettes Veranstaltungskonzept inklusive Agenda vorzuschlagen. Im Rahmen der Vorbereitung eines Events muss auch die Öffentlichkeit über das bevorstehende Ereignis informiert werden. Oft zählt dies mit zu den Aufgaben der Event-Planer*innen: KI-Tools helfen dabei, die passenden Pressemitteilungen zu verfassen. Immer öfter werden solche Funktionalitäten deshalb in Event-Technologien integriert. 

Eine besondere Stärke von KI im Event-Bereich ist ihre Fähigkeit, die vielfältigen und umfangreichen Daten der Teilnehmer*innen auszuwerten, die bisher oft ungenutzt bleiben. Mit Künstlicher Intelligenz lässt sich dieser Datenschatz aus Zero- und First-Party-Daten heben. KI-Lösungen erkennen Zusammenhänge und ermöglichen es auf diese Weise, künftige Events zu optimieren. Sogar für das bevorstehende oder laufende Event sind die Erlebnisse mit KI personalisierbar: Auf Basis der beruflichen Skills und der gezeigten Interessen lassen sich Segmente der Teilnehmer*innen erstellen, um ihnen individuelle Event-Erfahrungen zu bieten. Innerhalb einer Event-App können Teilnehmer*innen sogar Personen oder bestimmte Sessions vorgeschlagen werden, die zu ihren beruflichen Skills und Interessen passen.  KI ist in der Lage, während einer Veranstaltung große Mengen an Daten in Echtzeit zu analysieren. Das ermöglicht den Verantwortlichen Einblicke in das Verhalten und die Präferenzen der Teilnehmer*innen. Und auch diese profitieren von KI-gestützter Event-Technologie – beispielsweise können sie im Nachgang personalisierte Event-Zusammenfassungen erhalten, wodurch die Veranstaltung länger in positiver Erinnerung bleibt. 

Wie die Beispiele zeigen, ergeben sich mit dem verstärkten Einzug von KI in der Event-Technologie zahlreiche Vorteile. Insbesondere sind dies: 

• Effizienzsteigerung und Zeitersparnis bei der Event-Planung 

• Verbesserung des Teilnehmererlebnisses durch personalisierte Erfahrungen 

• Bessere Ergebnisse durch datengetriebene Entscheidungen und Optimierungen 

Künstliche Intelligenz automatisiert heute zeitaufwändige Aufgaben wie die Erstellung von Registrierungen oder generiert mit wenigen Befehlen passende Landing Pages. Sie erleichtert darüber hinaus die personalisierte Ansprache und ermöglicht hochrelevante Empfehlungen, was das Erlebnis für die Teilnehmer*innen deutlich verbessert. Das Service-Angebot lässt sich ebenfalls erhöhen, indem zum Beispiel KI-Bots rund um die Uhr wichtige Fragen zum Event beantworten.  

KI ist schon heute ein wichtiger Bestandteil der Event-Technologie, denn sie kann den gesamten Veranstaltungsprozess optimieren und die Effizienz steigern, von der Planung bis zur Durchführung. Man darf davon ausgehen, dass sich die KI-gestützte Event-Technologie nicht nur weiter etablieren, sondern rasant weiterentwickeln wird. Ein potenzieller neuer Anwendungsbereich könnte beispielsweise die Gesichtserkennung sein – im Einlassbereich eingesetzt, würde sie Warteschlangen verhindern und die Sicherheit erhöhen. Während einer Veranstaltung ließe sich damit analysieren, ob ein Programmpunkt das Publikum langweilt oder sehr gut ankommt. Es sind jedoch Gedankenspiele, die auch vor dem Hintergrund der Anforderungen zu Datenschutz und Datensicherheit betrachtet werden müssen. Aber auch, wenn manche Einsatzmöglichkeiten für KI im Event-Bereich Gedankenspiele bleiben, fest steht: KI wird die Effizienz der Event-Technologie weiter erhöhen und die Erlebnisse der Teilnehmer*innen weiter verbessern. Das ist eine gute Nachricht für die gesamte Branche.