© Dresden Marketing GmbH / Fotograf: Blend 3 – Frank Grätz

29 November 2019

Event-Technologie mit Blick aufs große Ganze

Bei der diesjährigen „Fit4Congress“ Konferenz der Dresden Marketing GmbH zahlten alle Veranstaltungselemente auf ein gemeinsames Ziel ein und technologie-gestützte Formate spielten dabei eine wichtige Rolle.

Dialog, Vernetzung und Interaktion – das waren die drei Leitlinien beim Dresdner Fit4Congress-Konferenz Mitte November. Die Veranstaltung für Eventprofis hatte thematisch den „Kongress der Zukunft“ im Blick und dazu gehören natürlich auch moderne Technologien. Das Dresdner Team zeigte, wie diese als Teil eines ganzheitlichen Veranstaltungskonzepts sinnvoll und mit Mehrwert für die Teilnehmer eingesetzt werden können.

© Dresden Marketing GmbH / Fotograf: Blend 3 – Frank Grätz

Mit Technologie Dialog und Interaktion fördern

Neue Kontakte zu finden und Wissensaustausch sind zentrale Erfolgsfaktoren für Veranstaltungen. Um das berühmte Eis zu brechen, setzten die Fit4Congress-Macher hier auf Gamification als eine technologie-gestützte Möglichkeit zielgerichteten Austausch zu fördern: „Wir haben die Teilnehmer auf eine interaktionsgetriebene Schnitzeljagd mit Preisen geschickt und dafür mit dem Anbieter Confgames zusammengearbeitet“, erläutert Juliane Hilbig, Projektleiterin der Veranstaltung. Konkret: Alle Aussteller im Expert Corner der Veranstaltung wurden mit einem Tablet ausgestattet, in das verschiedene Fragen eingespeist waren, die von den Teilnehmern beantwortet wurden. Je mehr Fragen von Aussteller zu Aussteller abgehackt wurden, desto weiter kam man in der „Jagd“ und stiegen die Chancen auf Sofortpreise. Die Teilnehmer registrieren sich bei diesem Konzept mit ihrem persönlichen NFC-Chip für die Beantwortung der Fragen, sodass den Ausstellern GVO-konform Kontaktdaten zur Verfügung gestellt werden können.

Technologie schafft hier eine Win-Win-Situation. Das Eis wird auf spielerische Art gebrochen, man kommt ins Gespräch, Aussteller generieren qualifizierte Leads und Teilnehmer nutzen zudem das Angebot an Expertise besser: „Die Incentivierung – je mehr beantwortete Fragen, desto höher die Chancen auf Gewinne – fördert Kontaktaufnahmen, die es ansonsten möglicherweise nicht gegeben hätte“ so Hilbig. „Denn oft hat man ein bestimmtes Thema im Kopf oder bestimmte Interessen und sucht dann nur gezielt diese Gespräche. Über die Schnitzeljagd entstehen aber gerade diese Zufallskontakte mit Menschen, mit denen man sich sonst nie unterhalten hätte – woraus ja oft Interessantes entstehen kann.“

© Dresden Marketing GmbH / Fotograf: Blend 3 – Frank Grätz

Offene Formate teilnehmergerecht mit Technologie umsetzen

Die 80 % Mitmachrate zeigt, wie aktiviert die Fit4Congress-Teilnehmer waren und sich im Expert Corner austauschten. Die Plattform für Veranstaltungsdienstleister aus Dresden und Umgebung war als offenes Congress Camp mit Branchenexperten konzipiert, die jeweils ein Thema, von Catering bis Eventdesign, besetzten. Gemeinsam mit einer einleitenden Keynote, einem Workshop zur Gestaltung des Kongresses der Zukunft und einem Expert Camp war es eine der Hauptsäulen der interaktiven Wissensvermittlung – und die richtige Technologie war auch gerade hier bei der Wissensvermittlung entscheidend, um die offenen Formate teilnehmergerecht umzusetzen zu können:

So kam im Expert Camp ein „Silent Disco“-Konzept zum Einsatz, um eine Präsentation der Hauptforschungsergebnisse aus dem „Future Meeting Space“ Projekt zu realisieren. Technologie ermöglichte hier die innovative Gestaltung von Eventräumen, die das Gesamtkonzept unterstützte: „Wir wollten ein Raum-in-Raum-Format nutzen und natürlich auch den Teilnehmern vorstellen. Diese konnten sich per Kopfhörer, ganz flexibel und unabhängig vom Standort, in den Expert Camp Vortrag einwählen, der im selben Raum wie der Expert Corner stattfand“, erläutert Hilbig die Idee der „Silent Keynote“. Genau wie der mobile Event Guide, der nutzerfreundlich über eine URL zugänglich war, oder ein als interaktive Wand gestalteter Ausstellerplan, zeigte sich auch hier: Technologienutzung, die ganzheitlich dem „großen Ganzen“ dient und die Bedürfnisse der Teilnehmer als Ausgangspunkt hat, schafft Events mit Mehrwert – und begeistert.