© Dresden Marketing GmbH, BLEND 3, Frank Grätz

10 Jan 2018

Was nachhaltige Eventorganisation mit Kommunikation zu tun hat

Dresden Marketing GmbH setzt bei "Fit4Congress"-Event und dem "Dresden Congress Award" auf offene Nachhaltigkeit

Catering, Mobilität oder Technik - bei der nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen müssen viele Elemente betrachtet werden. Damit Nachhaltigkeit erfolgreich umgesetzt und verankert werden kann, ist allerdings ein übergreifender, taktischer Aspekt mindestens genauso wichtig: "Man muss von Anfang an offen kommunizieren und alle Beteiligten mit an Bord holen", so Juliane Hilbig, Managerin Kongressmarketing in Dresden. Bei der 12. Auflage des "Dresden Congress Award" im November 2018 und der als Pre-Conference an die Gala angedockten "Fit4Congress" Weiterbildungsveranstaltung wurde mit einem Nachhaltigkeitskonzept gearbeitet, das vor allem auch den Informationsbedarf der Teilnehmer beachtete.

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Veranstaltungsmaterialien nachhaltig produzieren und nutzen

Weg von Papier, hin zu digital - beim Umgang mit unterschiedlichen Info- und Marketingmaterialien verfolgte die Dresden Marketing GmbH eine klare Linie. Weder das Booklet zum Dresden Congess Award und der Fit4Congress-Konferenz noch der Event Guide wurden in einer gedruckten Ausgabe zur Verfügung gestellt. Eine ganz bewusste Entscheidung der Macher, die mit entsprechenden Kommunikationsmaßnahmen eingeleitet wurde: Vor der Veranstaltung wurde den Teilnehmern per Mail ein Link zum Booklet-Download geschickt sowie der mobile Event Guide als URL für das Smartphone zur Verfügung gestellt.

"Uns war wichtig, dass das Booklet den Teilnehmern auch über das Event hinaus als nützliches Tool zur Verfügung steht, denn hier listen wir alles Wichtige, von Informationen zu den neuen Eventformaten, die im Rahmen der Fit4Congress-Workshops genutzt wurden, bis hin zu Kontaktdaten unserer Partner in der Tech oder Expert Corner. Ein PDF-Booklet zum Download ist immer wieder einsehbar und ein ideales Format für diese Zwecke, was durch positives Feedback bestätigt wurde", erläutert Hilbig, die gemeinsam mit Susan Maiwald die Projektleitung für Fit4Congress und Dresden Congress Award innehatte. Klare Kommunikation spielte hier auch im Austausch mit den Veranstaltungspartnern eine wichtige Rolle, damit das nachhaltige Konzept mitgetragen werden konnte: "Wir haben alle gebeten, auf zusätzliche Flyer oder Prospekte zu verzichten, da wir im Booklet alles kompakt zusammenfassen."

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Digitales Goodie Bag und Ausstellerverzeichnis

Auch Kongresstasche sowie Ausstellerverzeichnis wurden von den Dresdner Organisatoren nachhaltig konzipiert: Statt der üblichen Goodie Bag mit "physischem Allerlei" gab es ein digitales Follow-up mit relevanten Angeboten per Coupon Voucher, wie Site Inspections oder Rabatte auf Buchungen. Die Teilnehmer wurden dazu per Ansage von der Bühne aus zu Beginn der Veranstaltung informiert. Alles wichtige zu den Ausstellern wurde vor Ort an drei Terminals zur Verfügung gestellt, an denen sich die Teilnehmer über "Smart Poster" Kontaktdaten direkt per E-Mail schicken lassen konnten.

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Catering mit Köpfchen

Von regionalen und saisonalen Lebensmittel über keine Wegwerfprodukte bis hin zu Vermeidung von Lebensmittelverschwendung - anhand eines 10-Punkte-Plans erhielten alle vier Catering-Partner der Doppel-Veranstaltung in der BÖRSE DRESDEN einen Fahrplan für ihren Service. Konkret hieß das zum Beispiel Porzellanbecher für den Coffee-To-Go, statt kleine Wasserflaschen große Wasserspender, Verzicht auf Plastik bei Trinkröhrchen, Teller und Besteck sowie keine kleinen Verpackungseinheiten. Um übermäßige Produktion und damit Lebensmittelverschwendung einzudämmen, sollte jeder Partner zudem nur einen Hauptgang statt die übliche Auswahl anbieten. Auch hier war ausschlaggebend, dass zum Auftakt alle am runden Tisch zusammenkamen, um dann gemeinsam nachhaltig agieren zu können.

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Vorausschauend Planen und offensiv kommunizieren

"Vieles, wie die Produktion von eigenen Materialien, hat man selbst in der Hand, bei anderen Dingen muss man sich auch darauf verlassen können, dass die Vorgaben von professionellen Partnern entsprechend umgesetzt werden", beschreibt Susan Maiwald grundsätzliche Prozesse bei der nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen. "Man sollte sich auch immer der Konsequenzen für das Budget bewusst sein, denn Nachhaltigkeit kann z. B. beim Catering höhere Kosten verursachen - was dann aber auch wieder an anderen Stellen eingespart werden kann, vor allem durch einmal produzierte und wiederverwertbare nachhaltige Elemente, sei es nun ein Template für ein Veranstaltungsbooklet oder Aufsteller, die mit Blick auf Mehrfachnutzung produziert werden." Und: Man muss sich von Althergebrachtem auch verabschiedenen können, ohne Angst, dass es bei den Teilnehmern möglicherweise nicht gut ankommt. Die Dresdner Organisatoren funktionierten so den regulären Shuttleservice für alle Award-Nominierten in einen "Nur auf Anfrage"-Service um und agierte ansonsten mit ÖPV-Tickets. Auch das funktionierte, denn: "Wenn man mit den Leuten redet und ihnen - quasi offensiv - erklärt, warum man etwas macht, verstehen sie das auch und tragen die nachhaltigen Entscheidungen mit."

Ihr wollt noch mehr zu beiden Events erfahren? Wir warn live dabei und haben über Twitter berichtet.


Hier geht's zu den Twitter Moments zum Fit4Congress-Event sowie Dresden Congress Awards.