Kurzfristige Tagungsplanung: Fünf Empfehlungen auf die Sie bei der Planung achten sollten!

Kurzfristige Tagungsplanung: Fünf Empfehlungen auf die Sie achten sollten!

Autor: Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Die kurzfristige Buchung nimmt zu, das Veranstaltungsgeschäft wird immer dynamischer und flexibler. Fünf Empfehlungen, worauf Locationbetreiber und Veranstaltungsplaner zukünftig achten sollten. 

Kurzfristigkeit liegt im Trend und wird zur neuen Normalität, auch wenn die durchschnittliche Veranstaltungsdauer von 1,6 Tagen in den letzten Jahren gleich geblieben ist Tagungen werden aber seltener von langer Hand geplant, Einzelleistungen immer kurzfristiger gebucht. Wo Unternehmen früher ein halbes Jahr im Voraus anfragten, sind es jetzt häufig nur noch wenige Wochen. Das liegt an den beschleunigten Innovationszyklen genauso wie an der Notwendigkeit, tagesaktuelle Themen aufzugreifen und schnell in die Veranstaltung zu integrieren. Fünf Aspekte die Veranstaltungsplaner fit machen, um auf kurzfristige Anfragen und Bedarfe schnell reagieren zu können.

1. Räumlichkeiten anpassen

Veranstaltungsräume sollen heute nicht nur die Konzentration und Motivation der Teilnehmenden fördern, sondern auch ihre Interaktion und Kollaboration. Dafür braucht es unterschiedlich große Räume, flexible Settings (Sitzordnung, Mobiliar, Technik usw.) sowie eine intuitiv bedienbare und individuell buchbare Ausstattung. Das Foyer zum Beispiel entwickelt sich immer mehr vom Durchgang zu den Veranstaltungsräumen zu einem zentralen Ort der Begegnung und des Networkings. Integriert man darüber hinaus Co-Working Elemente in die Veranstaltung, wie einen virtuellen Raum oder mehrere Standorte, verkürzt sich der Reiseweg oder fällt sogar ganz weg. Das spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern kann auch die Teilnahmemotivation steigern.

2. Auf Flexibilität setzen

Zur Raumflexibilität zählt auch eine modular aufgebaute Bühne. So können die Bühnen-Elemente in verschiedenen Formen verbunden werden und als Sitzgelegenheit in die Kleingruppenräume integriert werden. Für die konzentrierte und fokussierte Kleingruppen-Arbeit, sollte der Hauptraum in Zonen unterteilt werden können. Die Raumtrennung muss akustisch wirksam und sollte gleichzeitig transparent sein. Dies kann mittels mobiler Trennwände oder Vorhängen realisiert werden

3. Interaktive Medien/Technologien nutzen

Instant Booking sorgt für einen dynamischen Wandel der Buchungsprozesse. Die Echtzeit-Online-Buchung von Tagungs- und Kongressleistungen ist – vor allem bei kleinen Meetings – eine kostensparende Alternative zu bisherigen Prozessen. Das GCB hat einen Kriterienkatalog entwickelt, der die wichtigsten Eigenschaften zur individuellen Bewertung von Portalanbietern aufzeigt.

Mit neuen Medien/Technologien (Hologramme, Tangible Media, Bluescape etc.) wiederum kann die Interaktion und die flexible Raumnutzung weiter verstärkt werden. Oder man ergänzt reale Veranstaltungen mit virtuellen Räumen, in denen sich Teilnehmende austauschen können.

4. Technische Infrastruktur modernisieren

Hybride Veranstaltungen, mobile Apps oder Augmented-Reality-Tools werden für die Veranstaltungsorganisation immer wichtiger. Dies erfordert eine entsprechende Ausstattung mit modernster Technik und digitaler Infrastruktur. Selbstverständlich vorausgesetzt werden ein sicherer, stabiler und kostenloser WLAN-Zugang sowie ausreichend vorhandene Stromanschlüsse sowie Lademöglichkeiten für Smartphones, Notebooks sowie Tablets.

5. Das richtige Veranstaltungsszenario wählen

Der Innovationsverbund „Future Meeting Space“ hat Szenarien zur Organisation von zukünftigen Veranstaltungen entwickelt und daraus ein integriertes Gesamtszenario konzipiert – den „Future Meeting Room“ 

Wie Veranstaltungen interaktiver gestaltet werden können, zeigt der "Future Meeting Room"  - ein integriertes Gesamtszenario, das der Innovationsverbund "Future Meeting Space", bestehend aus dem Fraunhofer IAO, dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. sowie dem GCB German Convention Bureau e.V., entwickelt hat.

Der Innovationskatalog bildet eine Reihe von Trends ab, die für die neue Generation von Tagungs- und Kongressteilnehmern eine Rolle spielen.

Das Projekt "Future Meeting Space" gibt klare Handlungsempfehlungen. Die Management Summary des "Future Meeting Guide" fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen.