Technik-Trends: Smarte Technologien für bessere Veranstaltungen

Autor: Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Smarte Event-Technik liegt im Trend - sie ist der Schlüssel, um ausgewählte Prozesse zu digitalisieren und Veranstaltungen zu optimieren.

Die Technisierung hat die MICE-Branche auf ein neues Niveau katapultiert, was Wissensvermittlung, Vernetzung und Partizipation der Teilnehmer angeht. Digitale Plattformen und Apps sowie smarte Event-Technologien haben sich etabliert – vor allem durch die enorme Verbreitung digitaler Endgeräte (Smartphones, Tablets). Veranstaltungsplaner und Locationbetreiber können in sechs Handlungsfeldern entscheidende Verbesserungen anstoßen.

1. Digital registrieren

Digitale Registrierungssysteme helfen schon vor der Veranstaltung, Registrierung, Ticketverkauf und Einladung schneller und einfacher abzuwickeln. Damit lassen sich zudem veranstaltungsrelevante Informationen erheben, um die Veranstaltung an den Bedürfnissen der Teilnehmer auszurichten.

2. Event-App einsetzen

Während der Veranstaltung sollten alle wichtigen Informationen und Ressourcen zentral und übersichtlich verfügbar sein, zum Beispiel über eine Event-App, die laufend aktualisiert wird. In dieser mobilen Anwendung ist das Registrierungssystem genauso integriert, wie die digitale Agenda, die Referenten-Profile und zentrale Veranstaltungsdokumente, wie Reden und Präsentationen.

3. Netzwerken erleichtern

Schon vor der Veranstaltung können Veranstalter mit digitalen „Matchmaking“-Tools Veranstalter die Netzwerkbildung unterstützen. Schon vor der Veranstaltung können Veranstalter mit digitalen Anwendungen Zugang zu allen wichtigen Informationen und Ressourcen verschaffen. Vor allem müssen aber die sozialen Netzwerke (Facebook, Twitter & Co) noch viel stärker als Plattform zum Austausch von Meinungen, Erfahrungen und Informationen genutzt werden.

4. Soziale Medien nutzen

Ein einfaches, aber effektives Prinzip sind „Social Walls“, also Bildschirme, die veranstaltungsrelevante Inhalte aus den sozialen Medien im Kachel-Design anzeigen. Das animiert Teilnehmer sich virtuell zu beteiligen und spricht gleichzeitig auch Interessierte außerhalb der Veranstaltung an.

5. Teilnehmer aktiv einbinden

Teilnehmende möchten ihr Wissen ausbauen, mit anderen diskutieren und das Gelernte aktiv anwenden. Zum Beispiel, indem sie mit Umfrage- und Feedback-Tools einzelne Programmpunkte oder die ganze Veranstaltung auf ihrem Endgerät bewerten. Oder, indem sie sich nicht nur bei der realen Veranstaltung, sondern auch in einem virtuellen Raum treffen können. Großes Potenzial haben weiterhin interaktive Techniken, um gemeinsam, aber ortsunabhängig, an Dokumenten zu arbeiten.

6. Technologische Innovationen annehmen

Holografie, digitale Dolmetscher oder großformatige und intuitiv bedienbare Kollaborationstools ermöglichen die Kommunikation und Zusammenarbeit auch über weite Distanzen, schaffen virtuelle Räume und erweitern die erlebbare Realität. Vieles ist möglich: Es gibt Brillen oder Kontaktlinsen, die Informationen einspielen können, Tische, die Gespräche protokollieren oder die Möglichkeit, sich virtuell mit Avataren zu treffen. Auch Augmented Reality-Tools werden verstärkt nachgefragt.
Fest steht aber auch: Nicht alles, was technologisch möglich ist, ist für jede Veranstaltung sinnvoll. Der Mensch, nicht die Technik, muss im Mittelpunkt stehen. Es zählt die Balance zwischen „High Tech“ und „High Touch“ (John Nasbitt). Denn die persönliche Begegnung ist und bleibt das stärkste Argument für den Veranstaltungsbesuch.

 

 

Wie Veranstaltungen interaktiver gestaltet werden können, zeigt der "Future Meeting Room"  - ein integriertes Gesamtszenario, das der Innovationsverbund "Future Meeting Space", bestehend aus dem Fraunhofer IAO, dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. sowie dem GCB German Convention Bureau e.V., entwickelt hat.

Der Innovationskatalog bildet eine Reihe von Trends ab, die für die neue Generation von Tagungs- und Kongressteilnehmern eine Rolle spielen.

Das Projekt "Future Meeting Space" gibt klare Handlungsempfehlungen. Die Management Summary des "Future Meeting Guide" fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen.