Zeiteffizienz: Ein echter Mehrwert für Ihre Teilnehmer

Autor: Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

An-, Abreise- und Verweilzeiten sind out, erlebnisorientierte und interaktive Veranstaltungen und Tagungen liegen im Trend. Sechs Tipps, damit Teilnehmer ihre Zeit möglichst effizient nutzen können.

Potenzielle Teilnehmer prüfen heute genau, ob sich die weite Anreise lohnt, wie und wo sie vor Ort arbeiten können oder ob sie ähnliche Veranstaltung in der Nähe oder die kompaktere Veranstaltung dem dreitägigen Kongress vorziehen sollen. Für Veranstaltungsplaner und Locationbetreiber gibt es verschiedene Wege, um Kongresse und Tagungen zeiteffizienter zu gestalten:

1. Das passende Meeting-Szenario auswählen

Der Innovationsverbund "Future Meeting Space" hat Szenarien zur Organisation von zukünftigen Veranstaltungen entwickelt und daraus ein integriertes Gesamtszenario konzipiert - den "Future Meeting Room". Beim Basis-Szenario "Interaktives Forum" kann es zum Beispiel an mehreren Standorten gleichzeitig mehrere regionale Veranstaltungen geben ("Räumlich-verteilt"). Die reale Veranstaltung kann aber auch in den virtuellen Raum verlegt werden ("Hybridität"). Oder die Veranstaltung dauert mehrere Tage, damit Teilnehmende ihr Netzwerk pflegen und in den freien Zeiten berufliche Arbeiten erledigen können ("Co-Working) - eine ausgezeichnete Lösung, um ihr "daily business" mit den Anforderungen einer Veranstaltung zu verbinden. Nicht zuletzt kann sich eine virtuelle Community auch bewusst real treffen, um persönlich miteinander zu kommunizieren ("Virtual goes real"). Eine Tool-Box unterstützt Tagungsplaner und Locationbetreiber dabei, das passende Szenario für ihren Kongress auszuwählen.

2. Anreise effektiv nutzen

Bei einer längeren Flugreise kann man sich heute schon thematisch auf die gebuchte Konferenz, Messe oder Veranstaltung einstimmen. Lufthansa setzt dafür spezielle Programme ein ("FlyingLabs"), die thematisch an die Destination oder das Event am Zielort gekoppelt sind. Neben Vorträgen bietet das FlyingLab auch Testteile, um innovative technische Geräte in Ruhe auszuprobieren. Bislang gab es FlyingLabs zu den Themen Virtual Reality sowie Fashion & Technologie. Zukünftig will Lufthansa die Plattform öffnen und FlyingLabs Dritten anbieten. So besteht die Möglichkeit bereits die Anreise zum Tagungsort zur Konferenz zu machen, sodass der Teilnehmer sich bereits auf der Anreise als Konferenzgast fühlt.

3. Ein Leitkonzept entwickeln

Im Rahmen von dezentral organisierten Veranstaltungen werden nicht nur verschiedene Orte, sondern auch virtuelle Räume miteinander vernetzt. Erfolgsfaktor ist ein Leitkonzept, das virtuelle und reale Veranstaltungselemente kombiniert und immer wieder mit den übergreifenden Tagungs- und Kongresszielen abgleicht sowie Teilnehmer inhaltlich und kommunikativ abholt.

4. Innovative Software-Tools und Apps einsetzen

Nicht vor Ort anwesende Teilnehmer können per Meeting- und Webinar-Software mitmachen, ohne die Zeit und Kosten einer Reise auf sich nehmen zu müssen. Alternativ kann die Veranstaltung auch per Live-Stream übertragen werden und die Gäste können ihre Fragen per Chat beisteuern Zeiteffizient sind aber auch Apps für die individuelle Buchung oder für das Einchecken per Smartphone, ohne sich an der Rezeption melden zu müssen.

5. Social Media nutzen

Social Media-Kanäle, wie Facebook oder Twitter lassen sich vor, in und nach einer Veranstaltung einsetzen und können dem Teilnehmer viel Zeit sparen: Von der individuellen Veranstaltungsplanung und-vorbereitung über Programmablauf und Live-Streaming der Vorträge, Vernetzungsaktivitäten bis hin zur Versorgung mit entsprechenden Informationen sowie Nachberichten - ist Social Media ein optimales Tool, um die Reichweite einer Veranstaltung auch ins Social Web zu verlängern (Newsletter, Blogs, Posts, Videos).

6. In moderne Technik investieren

Bei Tagungen und Kongressen nehmen hybride Veranstaltungen an Bedeutung zu, ebenso wie mobile Apps oder die Verknüpfung mit Augmented-Reality-Tools. Dies erfordert eine entsprechende Ausstattung der Veranstaltungslocations mit modernster Technik und digitaler Infrastruktur. Worauf es dabei ankommt und wohin die Reise geht, zeigen die Ergebnisse des Innovationsverbunds "Future Meeting Space", die Sie unter kostenlos abrufen können.

 

 

Wie Veranstaltungen interaktiver gestaltet werden können, zeigt der "Future Meeting Room"  - ein integriertes Gesamtszenario, das der Innovationsverbund "Future Meeting Space", bestehend aus dem Fraunhofer IAO, dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. sowie dem GCB German Convention Bureau e.V., entwickelt hat.

Der Innovationskatalog bildet eine Reihe von Trends ab, die für die neue Generation von Tagungs- und Kongressteilnehmern eine Rolle spielen.

Das Projekt "Future Meeting Space" gibt klare Handlungsempfehlungen. Die Management Summary des "Future Meeting Guide" fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen.