User Experience: Das Erlebnis steht im Mittelpunkt

Autor: Matthias Schultze, Managing Director GCB German Convention Bureau e.V.

Nur Veranstaltungen, die emotionalisieren, wirken nachhaltig. Dieses Nutzererlebnis („User Experience“) zu schaffen, bleibt die entscheidende Herausforderung für Veranstalter. 

Individualisierung, Technisierung und Social Media-Prägung haben Tagungen, Kongresse und Meetings verändert. Persönliche Begegnungen und emotionale Erfahrungen konkurrieren immer mehr mit den digitalen Medien. Die Folge: Neben Interaktion, Netzwerkbildung und Wissensvermittlung rückt die User Experience, also das Nutzungserlebnis, immer mehr in den Vordergrund. Sie umfasst gemäß der Norm ISO 9241-210 die "Wahrnehmungen und Reaktionen einer Person, die aus der tatsächlichen und/oder der erwarteten Benutzung eines Produkts, eines Systems oder einer Dienstleistung resultieren. " Diese "emotionale" User Experience ist auch deshalb ein zentraler Erfolgsfaktor geworden, weil sie das Image und die Reputation von Veranstaltern tiefgreifend beeinflussen kann.

Anreize schaffen

Für eine positive User Experience gilt es vor allem, die Teilnehmer-Anforderungen genau zu identifizieren und darauf passende Veranstaltungskonzepte abzustimmen. Vereinfacht gesagt, kommt es darauf an, unterschiedlichste Erwartungen aus vier Bereichen zu erfüllen: den Inhalten, der Interaktion, dem Erlebnis und dem Ort. Der Mehrwert gegenüber der Informationsbeschaffung im Internet muss immer klar erkennbar und spürbar sein. Bei einem persönlichen Treffen zum Beispiel können Teilnehmende ihr Netzwerk ausbauen. Es fördert aber auch die persönliche Kommunikation und den Austausch. Und: Teilnehmende möchten heute aktiv dabei sein, selbst mitmachen und mitbestimmen. Die Wissensvermittlung ist deshalb interaktiver und kollaborativer, mobiler und erlebnisorientierter geworden.

Teilnehmer kennen

Unerlässlich ist es, die Wünsche und Bedürfnisse der Teilnehmenden zu kennen und auf sie einzugehen. Denn eine gute User Experience entsteht in der Regel nicht einfach so. Sie ist das Ergebnis ausführlicher Analysen, weil sich Veranstaltungsteilnehmende zum Beispiel in Alter, Lebensstil und -phase, aber auch kulturell, zum Teil erheblich voneinander unterscheiden. Mit Befragungen, Interviews und Tests vor, während und nach einer Veranstaltung lassen sich schnell differenzierte Ergebnisse erzielen. Von Experten durchgeführt, liefern die Teilnehmer-Befragungen schon mit wenigen Personen wertvolle Hinweise, um die User Experience nachhaltig zu verbessern.

Wie Veranstaltungen interaktiver gestaltet werden können, zeigt der "Future Meeting Room"  - ein integriertes Gesamtszenario, das der Innovationsverbund "Future Meeting Space", bestehend aus dem Fraunhofer IAO, dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. sowie dem GCB German Convention Bureau e.V., entwickelt hat.

Der Innovationskatalog bildet eine Reihe von Trends ab, die für die neue Generation von Tagungs- und Kongressteilnehmern eine Rolle spielen.

Das Projekt "Future Meeting Space" gibt klare Handlungsempfehlungen. Die Management Summary des "Future Meeting Guide" fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen.