Neuigkeiten, Future Meetings
03 Nov 2016

Fit für die Zukunft – Deutschland als Innovationstreiber

Innovationsverbund  „Future Meeting Space“ präsentiert Ergebnisse der Forschungsphase 1 

Kurzweilig, abwechslungsreich und meinungsstark – der Innovationsverbund „Future Meeting Space“ zeigte sich bei der Ergebnis-Vorstellung im „House of Logistics and Mobility“ (HOLM) von seiner besten Seite.

Donnerstag, 13. Oktober, 13.30 Uhr im lichtdurchfluteten Foyer des HOLM. Rund 50 Gäste sitzen mehrreihig im Kreis auf roten, höhenversetzten Bänken, im sogenannten "Fishbowl". Die Sitzanordnung, aber auch der Veranstaltungsort HOLM selbst - als "Katalysator, Enabler und Kooperationsplattform", so HOLM-Geschäftsführer Michael Kadow in der Begrüßung, lassen bereits erahnen, was die geladenen Gäste in den nächsten eineinhalb Stunden erwarten wird: ein Future Meeting Room zum Miterleben. Überraschend anders präsentierten die Forschungspartner die Ergebnisse des Innovationsverbunds den Teilnehmern.

Zukunftsfähig aufstellen

Das Anfang 2015 gestartete Projekt erforscht Trends, Innovationen und Entwicklungen in der Gesellschaft sowie deren Einfluss auf die Veranstaltungsbranche, erläutert Joachim König, Präsident des EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. "Auch wenn Deutschland als Kongressdestination heute gut aufgestellt ist. Wo stehen wir in einigen Jahren? Das ist die Frage, die beantwortet werden muss." Worauf es dabei ankommt und was heute schon möglich ist, zeigen Matthias Schultze Geschäftsführer, GCB German Convention Bureau e. V. und Dr. Stefan Rief vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation mit dem Präsentationsprogramm Prez - charmant begleitet von der darin integrierten Avatarin, die unterbricht, Fragen stellt und Antworten gibt.

Interaktion und Wissensvermittlung

Nach dem Mood-Film, in dem die Avatarin dazu auffordert: let's start into the future of events - now", weist Matthias Schultze auf Entwicklung und Herausforderung der Tagungs - und Kongessdestination Deutschland hin und präsentiert die Megatrends wie Digitalisierung sowie Technisierung der Veranstaltungsbranche. Projektziele und -struktur der Innovationswerkstatt seien, so Schultze, konkrete Handlungsempfehlungen zu geben, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln. Der Innovationsverbund hat dafür sechs Szenarien entwickelt, die Dr. Stefan Rief vom Fraunhofer Institut IAO vorstellt.

"Future Meeting Room"

Vor Ort erlebbar war das verwendete Basis-Szenario "Interaktives Forum", das durch den ausgewählten Raum, die Infrastruktur sowie dem Einsatz von Technik und Format umgesetzt wurde. Weitere Szenarien sind etwa der räumlich-verteilte Kongress, bei dem an mehreren Standorten gleichzeitig mehrere regionale Veranstaltungen stattfinden oder die Verlagerung der realen Veranstaltung in den virtuellen Raum ("Hybridität"). Bei längeren Veranstaltungen ginge es vor allem um Netzwerkpflege. Zudem sollte darauf geachtet werden, das Teilnehmende die Möglichkeit haben ihre beruflichen Tätigkeiten im Co-Working Space erledigen zu können. Eine Tool-Box unterstützt Tagungsplaner und Locationbetreiber dabei sich für eines der sechs Szenarien zu entscheiden. "Sie hilft, sich über die Ziele klar zu werden, die Anforderungen festzulegen, um das passende Szenario auszuwählen", so Dr. Rief.

Engagierte Forschungspartner

Wie die Forschungsergebnisse aufgenommen und genutzt werden, zeigt die Befragung der anwesenden Forschungspartner: Für Prof. Christine Kohlert, Drees & Sommer, steht fest, dass sich zukünftig bei Beratungsleistungen im Bereich Hochbau- und Infrastrukturmaßnahmen "auf Basis der entwickelten Szenarien mit dem Kunden viel besser Visionen und Strategien für die Zukunft sowie neue Zentren entwickeln lassen." Es sind "gute Ideen und konkrete Handlungsempfehlungen, um langfristig den Standort Berlin zukunftsfähig weiter zu entwickeln ", ist Marco Oelschlegel, visitBerlin Berlin Convention Office, überzeugt. Es gehe darum, so Katja Heuer, Tourismus NRW, "sich der Frühnavigation Richtung Zukunft hinzugeben." Tourismus NRW nimmt mit Blick auf die Technisierung, Digitalisierung sowie dem demographischen Wandel die Studie zum Anlass, um zukunftsfähige Formate zu einem Fokusthema in einem mehrjährigen MICE-Projekt zu machen.

Tagungsteilnahme mit neuer Qualität

Welche Schwerpunkte dabei gesetzt werden sollten, steht für Rainer König, KFP, außer Frage: "Interaktion, Live-Experience und Virtuelle Realität sind zentrale Themen, um den Veranstaltungsbesucher zum dynamischen Teilnehmer zu machen, der aktiv mitgestalten und sich praktisch beteiligen kann." Das setze "absolute Flexibilität" voraus, so Claudia Delius-Fisher, SevenCenters of Germany: "Unser Business ist Zukunft - wir müssen die Funktionalitäten unserer Locations und die Services regelmäßig überprüfen, aktualisieren, uns den neuen Formaten stellen und weiter in die Infrastruktur investieren." Die Marketingkooperation "SevenCenters of Germany" verbindet die sieben größten deutschen Kongresszentren mit direkter Anbindung an ein Messegelände. Dazu gehören CityCube Berlin, KölnKongress, Düsseldorf Congress, Congress Frankfurt, Congress Center Hamburg, Messe München sowie Messe Stuttgart.

Fortsetzung geplant

"Aktuell bleiben" ist ein gutes Stichwort: Denn fest steht, dass die Partner das Projekt fortführen wollen. Nicht ohne Grund bezeichnet Rainer König von KFP den Future Meeting Space als perfekten Showcase, um Deutschland als Innovationtreiber zu positionieren. "Die zweite Projektphase beginnt voraussichtlich Anfang 2017", so Schultze. Untersucht werden soll, wie verschiedene Teilnehmertypen und Veranstaltungselemente Nutzerakzeptanz, Wissensvermittlung, Lernfortschritt und Erlebniswert beeinflussen.

GCB-Blog-Serie: Acht Anforderungen an die Veranstaltungsorganisation

Aus den Forschungsergebnissen ergeben sich acht Anforderungen an den Tagungsraum der Zukunft, mit denen sich Veranstaltungsplaner und Locationbetreiber verstärkt auseinandersetzen müssen: Interaktion und Vernetzung, Wissensvermittlung, Individualisierung, Zeiteffizienz, Kurzfristigkeit, Technikeinsatz, Hybridität und User Experience. Was es dabei zu beachten gilt? Und wie Veranstaltungen flexibel, interaktiv, vernetzt und hybrid umgesetzt werden können, dass erläutert Matthias Schultze in den nächsten Wochen in einer achtteiligen Blog-Serie.

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