Besondere Geschäftsbedingungen Veranstaltungen

1. Geltungsbereich

1.1. Die vorliegenden besonderen Geschäftsbedingungen („BesGB“) des GCB gelten in Ergänzung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) für alle unsere Vertragsverhältnisse in Bezug auf die von uns durchgeführten Kundenveranstaltungen, Educational Trips, Salesveranstaltungen, Seminare, Tagungen und Kongresse (zusammen nachfolgend auch „Veranstaltungen“ genannt).

1.2. Sofern nichts anderes vereinbart, gelten die BesGB in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen bzw. jedenfalls in der ihm zuletzt in Textform mitgeteilten Fassung auch für gleichartige künftige Verträge, ohne dass wir in jedem Einzelfall wieder auf sie hinweisen müssten.

1.3. Diese BesGB gelten ergänzend für die unter Ziffer 1.1. genannten Vertragsverhältnisse zu unseren AGB. 

2. Vertragsschluss

2.1. Anmeldungen zu unseren Veranstaltungen sind verbindlich. Mit Zugang einer Anmeldebestätigung gilt der Vertrag über die Seminar–, Tagungen –, oder Kongressteilnahme als abgeschlossen. Im Falle einer Überbuchung wird der*die Anmelder*in unverzüglich hiervon unterrichtet. Ein Vertrag kommt in diesem Fall nicht zu Stande. 

2.2. Bei Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmendenzahl werden die Anmeldungen grundsätzlich in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Eine rechtliche Verpflichtung des GCB, die Reihenfolge des Eingangs zu dokumentieren, wird hierdurch nicht begründet. Ebenso wenig wird ein Anspruch eines*einer Anmelder*in auf Teilnahme durch den Zeitpunkt des Eingangs der Anmeldung begründet.

3. Leistungsumfang

3.1. Der Preis für die Teilnahme umfasst, sofern in den Anmeldeunterlagen nichts anderes angegeben ist, die Teilnahme an der Veranstaltung und eine gegebenenfalls zu ihr erstellte Tagungsunterlage.

3.2. Anreise, Verpflegung und Übernachtung sind im Preis nicht enthalten und nicht Bestandteil des Angebotes. Anreise und Übernachtung sind von Anmelder*innen selbst zu organisieren. 

4. Stornierung, Rücktritt

4.1. Ein Rücktritt ist schriftlich per Post oder in Textform per E-Mail zu erklären. Bei Erklärung des Rücktritts, der spätestens am 30. Tag vor der Veranstaltung bei uns eingehen muss, entfällt die Pflicht zur Leistung der Vergütung. Wird bis zum 60. Tag vor der Veranstaltung der Rücktritt erklärt, reduziert sich die Vergütung auf 50 %, bei noch späterer Absage ist die volle Vergütung zu zahlen.

4.2. Der*die Teilnehmer*in ist unbeschadet eines Rechts auf Erklärung eines Rücktritts im Falle seiner*ihrer Verhinderung an der Teilnahme der gebuchten Veranstaltung frei, seine*ihre sich aus der Anmeldung ergebende Teilnahmeberechtigung schriftlich auf einen von ihm*ihr zu benennenden Ersatzteilnehmer*in zu übertragen.

4.3. Nimmt ein*e Teilnehmer*in ordnungsgemäß angebotene Leistungen ganz oder teilweise nicht in Anspruch, so steht kein Anspruch auf Rückerstattung und/oder teilweise Rückerstattung der Teilnahmegebühr.

5. Gewerbliche Schutzrechte

5.1. Von GCB für eine Veranstaltung bereitgestellte schriftliche Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne Einwilligung von GCB vervielfältigt oder verbreitet werden.  

5.2. Film–, Foto- und Tonaufnahmen einer Veranstaltung sind, sofern nicht die die GCB ausdrücklich eine Einwilligung erteilt hat, unzulässig.

5.3. Der*die Teilnehmer*in willigt für alle gegenwärtigen und zukünftigen Medien unwiderruflich und unentgeltlich darin ein, dass das GCB oder ein vom GCB berechtigter Dritter berechtigt ist, Aufnahmen von der Veranstaltung unter Einschluss der Teilnehmer*innen zu erstellen, zu bearbeiten und auch zu senden, auszustellen, sowie in audiovisuellen Medien zu nutzen. Diese Rechte werden zeitlich und örtlich unbeschränkt eingeräumt.     

6. Absage von Veranstaltungen

6.1. Das GCB ist berechtigt, Veranstaltungen aus Gründen, die das GCB nicht zu vertreten hat, insbesondere aufgrund einer zu geringen Teilnehmendenzahl bis zu 30 Tagen vor ihrer Durchführung gegenüber Anmelder*innen abzusagen oder zu verlegen. Bei Ausfall einer Veranstaltung durch Erkrankung des*der Referent*in, höhere Gewalt oder sonstige unvorhersehbare Ereignisse besteht kein Anspruch auf Durchführung der Veranstaltung. Fällt eine Veranstaltung ersatzlos aus, werden Anmelder*innen bereits geleistete Zahlungen erstattet. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen.

6.2. Das GCB wird die Teilnehmer*innen über eine Absage unter den in der Anmeldung genannten Kontaktdaten benachrichtigen.

6.3.  In sämtlichen vorgenannten Fällen ist das GCB berechtigt, die Veranstaltung unter Inanspruchnahme der Leistungen von Ersatzreferent*innen durchzuführen, wenn hierdurch der Charakter der Veranstaltung nicht verändert und ihr Inhalt von gleicher Qualität bleibt.

7. Widerrufsrecht für Verbraucher*innen

Das nachfolgende Widerrufsrecht gilt nur für Verbraucher*innen im Sinne des § 13 BGB und besteht daher nicht bei Verträgen, die von Unternehmern im Sinne des § 14 BGB im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit mit dem GCB geschlossen werden.

Als Verbraucher*in haben Sie das Recht, binnen 14 Tagen ohne Angaben von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt 14 Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns: GCB German Convention Bureau e.V. c/o WeWork, Taunusanlage 8, 60329 Frankfurt am Main, Tel.: 069242930-0, E-Mail: info@gcb.de, mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür den nachfolgenden Mustertext verwenden. Machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch, werden wir Ihnen unverzüglich (z.B. per E-Mail) eine Bestätigung über den Eingang eines solchen Widerrufs übermitteln. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Muster-Widerruf:
Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, dann senden Sie bitte die folgenden Angaben an uns (GCB German Convention Bureau e.V. c/o WeWork, Taunusanlage 8, 60329 Frankfurt am Main, E-Mail: info@gcb.de):

Hiermit widerrufe ich den von mir geschlossenen Vertrag über die Teilnahme an folgender Veranstaltung: [Name der Veranstaltung]
angemeldet am: xx.xx.xxxx
Name der angemeldeten Person: xxxx
Anschrift: xxxx
Unterschrift der angemeldeten Person: xxxx
Datum: xx.xx.xxxx

Folgen des Widerrufs:

Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, einschließlich etwaiger Lieferkosten (mit Ausnahme der zusätzlichen Kosten, die sich daraus ergeben, dass Sie eine andere Art der Lieferung als die von uns angebotene, günstige Standardlieferung gewählt haben), unverzüglich und spätestens binnen 14 Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf des Vertrages bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in diesem Fall werden wir Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnen.

Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistungen während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrages unterrichtet haben, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen, entspricht.

8. Datenschutz

Bei Anmeldung zu unseren Veranstaltungen werden Ihre Daten verarbeitet, um die jeweilige Veranstaltung organisieren, die Durchführung ermöglichen und gegebenenfalls Teilnahmebescheinigungen ausstellen zu können.

Ihre Daten werden auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 b) der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und/oder Artikel 6 Abs. 1c. DSGVO und/oder Artikel 6 Abs. 1e. DSGVO verarbeitet. GCB verarbeitet Ihre Kontaktdaten und gegebenenfalls Bankverbindungsdaten im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung.

Ihre Daten werden benötigt, um Ihre Anfrage auf Teilnahme zu einer Veranstaltung zu bearbeiten und gegebenenfalls den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder eine Rückerstattung des Teilnahmeentgelts vornehmen zu können. Insofern sind Sie zur Angabe Ihrer Daten verpflichtet. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Vertrag, einschließlich einem vorvertraglichen Schuldverhältnis und/oder einer weiteren Rechtsverpflichtung und/oder wenn die Verarbeitung im öffentlichen Interesse liegt, bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die den Verantwortlichen übertragen wurde.

Sofern ein Dritter Sie anmeldet und bei der Anmeldung die erforderlichen Anmeldedaten nicht angibt, kann die Anmeldung durch GCB nicht vollzogen werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

1. Dritte, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben;
2. an Auftragnehmer und/oder Dienstleister, falls diese mit der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung beauftragt werden.
3. Sofern im Rahmen der Veranstaltung Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt werden, geschieht dies grundsätzlich nur mittels Ihrer Einwilligungserklärung. Ohne Ihre Einwilligung ist im Rahmen der Veranstaltungsdurchführung eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine Internationale Organisation zulässig, sofern dort geeignete Garantien des Datenschutzniveaus gemäß der Datenschutzgrundverordnung vorliegen.

Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und bezogen auf die Rechnungslegung nach 8 Jahren.

GCB German Convention Bureau e.V.

Stand 07/2024